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La legge prevede che l’ottenimento del consenso non sia valido, se non viene preceduto o accompagnato da una corretta informativa. Di conseguenza, per quanto possibile, l’informativa e la richiesta di consenso devono stare insieme, non solo per esigenze di razionalizzazione dei costi, ma anche per evitare ai soggetti interessati confusione sui due diversi adempimenti. Il consenso deve seguire l’informativa e deve essere richiesto esclusivamente quando non ci si trovi nei casi di deroga previsti dalla legge.

Secondo il Codice sulla protezione dei dati personali l’informativa va data all’interessato cui i dati si riferiscono, secondo le modalità di cui all’art. 13 del Codice. Il titolare deve fare in modo che la struttura preveda un modello standard di informativa da aggiungere alla modulistica attraverso cui i dati personali vengono materialmente raccolti.

L’informativa deve essere completa e contenere, sia pure in modo sintetico, tutte le notizie previste dal Codice:

• le finalità del trattamento;
• le modalità del trattamento (strumenti elettronici o manuali, modalità di organizzazione o di raffronto ed elaborazione particolari, creazione di profili per età, professione o altro);
• se il conferimento dei dati richiesti è obbligatorio o facoltativo relativamente agli scopi dichiarati;
• le conseguenze di un eventuale rifiuto a fornire i dati;
• se i dati possono essere ceduti a terzi, in tal caso identificandoli o quanto meno individuando le categorie dei soggetti destinatari;
• i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l'ambito di diffusione dei dati medesimi;
• i diritti di cui all’articolo 7 del Codice;
• i dati identificativi del titolare del trattamento;
• i dati identificativi del responsabile del trattamento.
• Nel caso di trattamento di dati sensibili, l’informativa deve inoltre fare espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base ai quali è effettuato il trattamento.

Ai sensi dell’art. 48 del d. P. R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), è obbligatorio inserire l’informativa nella modulistica per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto notorio.

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